Por qué la digitalización es el camino a seguir en la gestión de documentos

La era digital ya está aquí: es una obviedad para cualquier autónomo u oficinista. La idea de la digitalización surgió hace tiempo, pero se extendió durante la pandemia del COVID-19. Cada vez más empresas se pasan al formato en línea, y sus datos también. Tratando de adaptarse, la gente utiliza editores de archivos en línea como PDF Guru para gestionar sus archivos y crear un espacio de trabajo cómodo. Vea cómo la digitalización ha influido en los procesos de trabajo y en el almacenamiento de datos. Además, descubra por qué los editores de PDF son el futuro en términos de gestión de datos.

Tendencias de digitalización en 2024

En general, la digitalización cambió nuestro enfoque del trabajo y de la vida. A pesar de los enfoques de gestión de datos, afectó a muchos procesos de trabajo. Vea las principales tendencias:

• La computación en nube. Para crear un espacio de colaboración, las empresas recurren a herramientas de computación en nube. Básicamente, se trata de ordenadores remotos: alquilas uno y utilizas su espacio y potencia. 
• Automatización. Las tareas repetitivas ya no son un problema. Los sistemas modernos permiten automatizar algunos procesos de trabajo, como la firma en papel o la elaboración de informes. Mientras tanto, los empleados dedican más tiempo a tareas cruciales. 
• Centrarse en plataformas de datos de clientes. Las empresas quieren entender a su público. Para ello, las plataformas de datos de clientes rastrean la información sobre sus clientes y clientes potenciales y la estructuran.
• Ciberseguridad. Desde que las empresas se han pasado al formato en línea, sus datos privados también se almacenan en línea. Ahora, las empresas necesitan encontrar nuevos métodos para proteger la información confidencial. 

Sin embargo, ¿cómo aplicarlo en la práctica? En el periodo de digitalización, las empresas experimentan con enfoques de gestión de datos. Esto significa que cada negocio debe encontrar nuevas formas de organizar y almacenar la información, esencial para sus empresas. Por suerte, los formatos y sistemas modernos ofrecen nuevas soluciones. 

¿Cómo funciona la gestión de datos en la era de la digitalización?

En cuanto a la gestión de datos, han aparecido varias ramas nuevas. Almacenar archivos en un PC es sencillamente ineficaz. De esta forma, solo una persona puede acceder a ellos. Además, ocupa demasiado espacio.

Actualmente, las empresas optan por digitalizar documentos en sistemas de almacenamiento en línea. Incluso un simple almacenamiento en la nube como Drop Box ofrece muchas más oportunidades que un ordenador. Los empleados pueden acceder a los archivos en conjunto, añadir sus comentarios y compartir documentos entre ellos. Pero las tecnologías van más allá. 

Ahora, las empresas utilizan activamente salas de datos y sistemas de automatización para facilitar aún más el proceso de trabajo. Estos programas permiten almacenar archivos en un palacio bien protegido y compartirlos solo con personas de confianza. Además, estas herramientas están pensadas para una organización eficaz. Trátalo como una habitación, donde puede organizar todos los elementos. Cree bibliotecas, clasifique y marque archivos y facilite el acceso a los documentos. La idea de oficina sin papel requiere cada vez más espacio y gestión. Por eso las soluciones antiguas no funcionan. 

Pero esas ideas son demasiado generales. Se crea un buen almacenamiento, pero ¿cómo se deben guardar los archivos? En este caso, la elección del formato adecuado es imprescindible. Al elegir un formato para toda la información, se facilita el uso: solo se necesita un programa para abrirlos y la fusión de archivos se hace más sencilla. 

Actualmente, la opción líder es el formato PDF.

Editar y almacenar en formato PDF: Por qué el PDF es una nueva tendencia mundial

El formato PDF lleva utilizándose desde la década de 1990. En aquel momento, la gente ya valoraba su adaptabilidad y compatibilidad. Y ahora, esas características son aún más actuales. El formato PDF es uno de los 3 formatos de archivo más populares del mundo. De hecho, ofrece muchas ventajas sobre otros formatos de archivo:

• Crear PDF un PDF y proteger con una contraseña para garantizar la seguridad de los datos.
• Utilizar este formato para compartir archivos. El formato sigue siendo el mismo en cualquier dispositivo, incluido un smartphone.
• Organice los datos dentro de un mismo PDF. Por ejemplo, reúna todos los informes y crear PDF online para almacenarlos todos en un solo archivo. 
• Digitalizar documentos y combinar varios PDF en uno para optimizar el uso de la memoria. 
• Comprimir los archivos PDF para que ocupen menos espacio. 
• Los empleados del ámbito creativo pueden utilizar PDF para crear carpetas, informes, guías y otros tipos de archivos. Con los editores de PDF es posible. 

Eche un vistazo a las tendencias modernas y, a continuación, a las oportunidades del formato de archivo PDF. Como ves, ¡las dos cosas coinciden! La oportunidad de hacer PDF permite proteger archivos, ahorrar espacio en el PC y colaborar con otras personas en línea. Todo esto lo convierte en un formato líder en el espacio moderno de la gestión de datos.

Conclusión

En 2024 no habrá una solución universal para la gestión de datos. La digitalización ha traído tanto cambios positivos como complicaciones. Ahora, las posibles soluciones son las salas de datos seguras y los sistemas de automatización de datos. Mientras tanto, el formato líder para el almacenamiento de datos es el PDF, por su seguridad y adaptabilidad.