Diario de Valderrueda
Cuatro consejos para organizar un evento
sábado, 18 de enero de 2020, 16:13
SOCIEDAD - ESPAÑA

Cuatro consejos para organizar un evento

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Reunir a un grupo de personas con el objetivo de comunicar y compartir algo puede resultar un reto. Contar con los mejores organizadores de eventos, y sus recursos, es la mejor solución para alcanzar el propósito fijado.


Eventos 13 fe (2)


Celebrar una boda, promocionar una marca, comunicar algo a la comunidad de vecinos, todo requiere de mucha planificación. Aunque los eventos sociales y los empresariales no tienen un mismo propósito, sí es cierto que comparten un mismo esquema de organización.


Intentar organizar un evento, sin la ayuda de los profesionales, puede resultar estresante y frustrante. Son muchas las cosas que se deben tener presentes, y en muchas ocasiones tener buenos contactos es indispensable. Para estas situaciones los expertos en este sector son fundamentales. El Grupo Red Carpet tiene una amplia experiencia a este respecto y es capaz de dar solución a cualquier obstáculo que surja en el proceso.


Un buen programa para organizar un evento debe incluir cuatro puntos clave:


1.- Tener claro el objetivo y el colectivo a quien se dirige

2.- Fijar una fecha y seleccionar un lugar

3.- Fijar, y limitarse, a un presupuesto razonable

4.- Marcar un plan de acción, seguimiento


Tener claro el objetivo y el colectivo


Los eventos se celebran para dar a conocer alguna información en concreto. Por ejemplo: una boda señala la unión de dos personas, una reunión de vecinos informa sobre la situación de el edificio y asuntos relacionados con la comunidad, y una feria tiene como objetivo mostrar una serie de productos a los visitantes. Si no existe un objetivo definido es imposible programar una reunión.


El público es el grupo de personas a quien va dirigido un evento en concreto. Pensar en quién compondrá éste es de suma importancia para saber las características que se deben tomar en cuenta en la programación del mismo. No requiere la misma planificación un acontecimiento dirigido a un grupo infantil que a un grupo de adultos profesionales de la medicina.


Fijar una fecha y seleccionar un lugar


La fecha y el lugar son dos de las decisiones más importantes que se deben tomar a la hora de organizar un evento, el sólo hecho que una de éstas resulte errónea puede resultar en el fracaso de la ocasión en general.


La fecha debe ser seleccionada pensando en las posibilidades reales de asistencia. Cuanto mayor sea ésta, mejores serán los resultados obtenidos. Por ejemplo, programar una reunión de negocios en fechas inoportunas tendrá como consecuencia una baja asistencia de interesados y por tanto un bajo impacto de ventas en el mercado.


El lugar debe cumplir dos requisitos fundamentales: disponer del espacio suficiente y estar en una ubicación propicia. Para ilustrarlo, no se puede celebrar una boda para 300 personas en un local que sólo admita a 200, y tampoco se puede seleccionar una ubicación que quede a muchos kilómetros de distancia de la mayoría de los invitados. Si se obvian estos dos requisitos la ocasión pasará de ser alegre a decepcionante.


Fijar un presupuesto razonable


Todo evento requiere de una inversión económica. Este aspecto requiere de una buena gestión, por ello recurrir a los profesionales es una sabia decisión, optimizar los recursos puede resultar muy complicado.


Programar un presupuesto razonable es más que realizar un cálculo básico. En este punto se deben sopesar los posibles imprevistos que puedan surgir. Claro, sin la ayuda de expertos en la materia resulta imposible conocer estos obstáculos. Dejarse asesorar es la mejor solución para una buena administración económica.


Realizar un buen seguimiento


Los eventos no se organizan de un día para otro, requieren de mucho tiempo y control. Por ello, preparar un buen programa de seguimiento es fundamental. Marcar las prioridades, las fechas límite, los diferentes procesos, etcétera, es clave para asegurarse el correcto desarrollo del programa en el día establecido.


Los eventos bien organizados son ocasiones que pueden tener resultados muy positivos. Para que ésto suceda es imprescindible contar con los servicios de los profesionales en esta materia.


Fuente: Diario de Valderrueda

Fotografía: archivos


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